Caso: automatizar la oferta técnica de licitaciones en una ingeniería de 40 personas

Las ingenierías y estudios que trabajan para la administración conocen bien el coste de una licitación. Cada oferta técnica para un contrato de redacción de proyecto o de dirección de obra exige leer pliegos, entender los criterios de adjudicación y redactar una memoria que se puntúa por juicio de valor. En los contratos de prestaciones de carácter intelectual, el artículo 145.4 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público exige que los criterios de calidad representen al menos el 51 % de la puntuación. La oferta técnica no es un trámite: decide el contrato.

Este artículo describe un caso compuesto, construido a partir de varios proyectos similares y anonimizado. No corresponde a una empresa concreta. Todas las cifras son estimaciones orientativas, no mediciones auditadas.

El punto de partida

Una ingeniería de unas cuarenta personas, con actividad en edificación pública y urbanización, se presentaba a entre cuatro y seis licitaciones al mes. Cada oferta técnica consumía, según su propia estimación, entre 40 y 60 horas de técnicos senior, repartidas entre lectura de pliegos, redacción de la memoria metodológica, adaptación de equipos y currículos, y revisión final.

La tasa de adjudicación era aceptable, pero el coste de oportunidad era alto: los técnicos que mejor redactaban ofertas eran los mismos que debían dirigir los proyectos ganados.

Los objetivos

La dirección fijó tres objetivos modestos:

1. Reducir el tiempo de lectura y análisis de pliegos.
2. Reutilizar mejor las ofertas anteriores, que estaban dispersas en carpetas sin estructura.
3. Liberar horas de técnicos senior sin bajar la calidad de la memoria.

Expresamente quedó fuera del alcance decidir a qué licitaciones presentarse y redactar la oferta económica.

El calendario

Mes 1. Ordenar el archivo. Se recopilaron las ofertas técnicas de los tres años anteriores, con su resultado (adjudicada o no), la puntuación obtenida cuando constaba en el acta de la mesa de contratación y el pliego correspondiente. Fue el mes más laborioso y el menos visible.

Mes 2. Análisis de pliegos. Se diseñó una plantilla de extracción: objeto, presupuesto base, criterios de adjudicación con su ponderación, umbrales, documentación exigida, límites de extensión, formato y plazos. El modelo rellenaba la plantilla a partir del pliego administrativo y técnico, citando el apartado de origen de cada dato.

Mes 3. Borradores de memoria. Para cada criterio de juicio de valor, el sistema proponía una estructura y un primer borrador apoyado en fragmentos de ofertas anteriores bien puntuadas, siempre con referencia a la oferta de procedencia.

Mes 4. Ajuste y medición. Se compararon tiempos y se revisaron los resultados con los técnicos.

Qué falló

Los errores más caros no fueron de redacción, sino de lectura: un dato mal extraído del pliego puede excluir una oferta entera.

• Borradores genéricos. Las primeras memorias eran correctas y planas. Una mesa de contratación detecta enseguida una metodología que podría servir para cualquier obra. El modelo tendía a la media de las ofertas anteriores, no a lo específico del encargo.
• Errores en límites formales. En una prueba, el sistema extrajo un límite de páginas de un apartado que se refería a otro sobre. El error se detectó en la revisión, pero ilustró el riesgo: un incumplimiento formal puede suponer la exclusión o la pérdida de puntos.
• Confusión entre sobres. En procedimientos con criterios evaluables mediante juicio de valor y criterios automáticos, la información de uno no puede aparecer en el otro. El borrador incluyó en una ocasión una referencia a mejoras cuantificables que correspondían al sobre de criterios automáticos.
• Archivo contaminado. Algunas ofertas antiguas contenían equipos y currículos desactualizados, que el modelo reutilizaba sin advertirlo.

Qué funcionó

• La ficha de pliego. Fue la pieza más valorada. Con cita al apartado de origen, el técnico verificaba en minutos lo que antes leía en horas. La regla de no aceptar ningún dato sin cita resultó decisiva.
• La biblioteca de fragmentos puntuados. Ordenar el archivo por criterio y puntuación permitió que los técnicos partieran de lo que había funcionado, no de una página en blanco.
• La lista de comprobación formal, generada a partir de la ficha y revisada por una persona antes del cierre de cada oferta.

En la estimación interna al cabo de cuatro meses, el tiempo medio por oferta técnica bajó aproximadamente un 30 %, concentrado en lectura de pliegos y primer borrador. La redacción de la parte específica del encargo, el análisis del emplazamiento y la propuesta metodológica propia siguieron siendo trabajo de técnicos senior, y así debe ser.

Lecciones para otras empresas

1. Empezar por la lectura, no por la escritura. Extraer bien los requisitos del pliego aporta más y con menos riesgo que generar texto.
2. Cita obligatoria. Cada dato extraído debe remitir al apartado del pliego. Sin esa regla, la revisión es imposible.
3. Separar sobres en el propio proceso. Plantillas distintas para juicio de valor y para criterios automáticos.
4. El valor diferencial sigue siendo humano. La mesa puntúa el conocimiento del encargo concreto. El modelo ayuda a llegar antes a ese punto, no a sustituirlo.
5. Revisión final por una persona distinta de quien ha preparado la oferta.

Los modelos recientes, como la versión actualizada de Claude 3.5 Sonnet presentada en octubre, mejoran en la lectura de documentos largos y en el seguimiento de instrucciones. Eso facilita la extracción, pero no altera la conclusión: en licitación pública, el método y la revisión valen más que el modelo.