Un estudio de 12 personas y su primer año con IA: qué automatizó y qué no

Este artículo describe un caso compuesto, construido a partir de varios estudios de arquitectura con los que hemos trabajado o conversado durante el último año. Los datos se han anonimizado y las cifras de horas son estimaciones de los propios equipos, no mediciones auditadas. Lo presentamos así porque lo útil no es el nombre del estudio, sino el patrón de decisiones.

El punto de partida

Un estudio de 12 personas: dos socios, seis arquitectos, dos aparejadores, una persona de administración y un delineante. Vivienda colectiva, rehabilitación y algún equipamiento público. Facturación estable, plazos tensos y la sensación compartida de que demasiadas horas se iban en documentos que nadie consideraba "proyecto".

A finales de 2024 varios miembros del equipo ya usaban asistentes de IA por su cuenta, con cuentas personales y sin criterio común. El detonante para ordenarlo fue doble: el Reglamento europeo de IA exige desde el 2 de febrero de 2025 que quienes utilizan sistemas de IA adopten medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal (artículo 4), y uno de los socios detectó un borrador de memoria enviado a un cliente con un párrafo copiado de otro proyecto.

Lo que automatizaron

Memorias: borrador, no documento

El primer frente fue la memoria descriptiva y constructiva. El estudio definió plantillas por tipología y un flujo en el que la IA produce un primer borrador a partir de los datos del proyecto, y el arquitecto responsable lo reescribe y valida. La justificación del CTE, en particular DB-HE y DB-SI, se mantuvo bajo control directo del técnico, usando la IA solo para localizar artículos y estructurar apartados.

Ahorro estimado por el equipo: entre 6 y 10 horas por memoria completa de proyecto de ejecución.

Actas de reunión y de obra

Las reuniones con cliente y las visitas de obra se transcriben con consentimiento de los asistentes y la IA genera un acta estructurada: asistentes, acuerdos, responsables y plazos. El director de obra la revisa antes de enviarla. Las órdenes que deben constar en el Libro de Órdenes se siguen redactando a mano.

Ahorro estimado: unos 30 minutos por acta.

Comprobación de mediciones

No se automatizó la medición, sino su revisión: la IA compara el presupuesto con la memoria y señala partidas que aparecen en una y no en otra, unidades incoherentes o capítulos sin desglose. Encuentra errores que antes llegaban a la fase de licitación.

Comunicación con el cliente

Borradores de correos de seguimiento, resúmenes de cambios para clientes no técnicos y respuestas a preguntas frecuentes sobre plazos de licencia. Siempre enviados por una persona, nunca de forma automática.

En conjunto, el estudio estima haber recuperado entre 8 y 12 horas semanales a escala de oficina tras los primeros seis meses. La cifra es orientativa y depende mucho de la carga de proyectos.

Lo que decidieron no automatizar

Esta lista es, en mi opinión, la parte más valiosa del caso:

• Decisiones de proyecto. Ni la implantación, ni la solución estructural, ni la elección de sistemas constructivos.
• La firma y el visado. Ningún documento sale con firma sin una lectura completa del arquitecto responsable.
• Respuestas normativas sin cita. Si una herramienta no indica el artículo y la versión de la norma, su respuesta no se usa.
• Conflictos con clientes o constructoras. Las comunicaciones sensibles se escriben sin asistencia.
• Selección de personal. Descartaron usar IA para filtrar currículos, por prudencia y porque es un ámbito que el Reglamento considera de alto riesgo.

El papel del socio

El factor que más pesó no fue la herramienta, sino el liderazgo. Uno de los socios asumió el proyecto como propio con tres decisiones concretas:

1. Una política de una página. Herramientas autorizadas, datos que no se suben (datos personales de clientes, documentación de terceros sin permiso), y la regla de que todo texto generado tiene un responsable humano con nombre.
2. Formación breve y recurrente. Dos sesiones iniciales y una revisión mensual de casos reales, buenos y malos. Esto también documenta el cumplimiento del deber de alfabetización.
3. Medir antes de ampliar. Cada nuevo uso se pilotaba en dos proyectos y se comparaba con el método anterior antes de extenderlo.

La IA no cambió lo que el estudio hace bien. Cambió cuánto tiempo dedica a lo que no aporta valor, y obligó a escribir reglas que antes eran implícitas.

Lo que salió mal

Hubo tropiezos: una herramienta de transcripción descartada por no garantizar el tratamiento de datos dentro de la UE, un piloto de generación de presupuestos abandonado por falta de fiabilidad y cierta resistencia inicial de los perfiles más sénior, que se resolvió cuando vieron que la revisión seguía siendo suya.

Qué puede replicar su estudio

El modelo es transferible a cualquier oficina de entre 5 y 30 personas. No requiere desarrollo propio, sino orden: inventario de usos, política mínima, responsable claro y medición honesta.

Si tuviera que resumir el orden recomendable, sería este: primero las actas y la comunicación con el cliente, donde el riesgo es bajo y el ahorro se percibe en semanas; después los borradores de memoria, con plantillas por tipología; y solo al final las revisiones técnicas, cuando el equipo ya sabe distinguir una respuesta fiable de una que solo lo parece. Los modelos seguirán mejorando —este otoño han llegado nuevas versiones de los principales proveedores—, pero el valor está en el proceso que el estudio construye alrededor.